Empresas que atuam com equipes na rua com demandas externas têm diversas atribuições diferenciadas, quando comparadas com as que têm times que ficam 100% do tempo no local de trabalho. Uma delas é o relatório de despesa. Contabilizar tudo o que foi gasto durante os atendimentos externos auxilia a organizar as finanças e a entender se a verba destinada a esse fim está realmente sendo utilizada de forma efetiva ou até mesmo desperdiçada.
O que é um relatório de despesas
É um relatório que contém tudo o que foi gasto para que determinada atividade tenha sido realizada. Cada empresa se organiza de forma diferente. Algumas solicitam ao funcionário o relatório preenchido para só depois reembolsá-lo. Já outras antecipam uma verba em cima de uma previsão de gastos e depois solicitam esse relatório para bater e pontuar com o que foi gasto o dinheiro.
Algumas despesas mais comuns são:
- Combustível ou deslocamento por táxi/aplicativo de mobilidade urbana;
- Alimentação;
- Hospedagem (em casos de viagens a trabalho);
- Peças, ferramentas e equipamentos, nos caso de empresas que prestam serviços de instalação e/ou manutenção;
- Entre outros itens que variam de acordo com o setor de atuação da empresa.
Como fazer um relatório de despesas
Se você tem uma equipe externa que atua todos os dias na rua, o ideal é implementar um processo para calcular e acompanhar o custo. Por exemplo, possivelmente você tem uma média de quanto cada técnico ou vendedor gasta por dia ou mês com combustível.
Sobre a alimentação, varia de empresa para empresa. Algumas oferecem o vale alimentação como benefício, algumas reembolsam, já outras não incluem refeições no acordo. Caso esteja incluída, coloque um teto limite, de acordo com a média de almoço/jantar da sua cidade.
O ideal é uma planilha. Ali, coloca-se todos os custos do mês ou da semana, conforme estabelecido pela empresa. Se for um documento compartilhado, como um drive ou até mesmo sistema de gestão, assim que é atualizado o gestor ou responsável pela área financeira tem acesso sem necessidade de solicitar aquele papel que muitas vezes chega com rasura, letras ilegíveis, manchas. Isso quando não é uma segunda versão, já que sendo impresso pode ser perdido.
Os dados que não podem faltar em um relatório de despesas são:
- Nome do funcionário;
- Data daquele relatório (geralmente coloca-se o mês equivalente àqueles gastos);
- Campos com as despesas como: combustível, alimentação, hospedagem.
- O preço de cada item;
- Total das despesas somadas;
- Assinatura do funcionário.
Relatório de despesa de combustível
Esse item é bem específico e um dos mais preenchidos no relatório de despesa. Existem dois tipos de preenchimento que se enquadram aqui. Em primeiro lugar, quando o carro é da empresa. Em segundo lugar, quando o carro é do funcionário.
Para algumas empresas, o abastecimento, mesmo feito no início do dia com tanque cheio, pode precisar de mais combustível durante o dia. E sim, carros rodam muito quando ficam o dia todo na rua. Ainda mais se a produtividade da empresa for alta, quando se faz muitas visitas com qualidade, mesmo com equipe reduzida.
Inserir os kms rodados por dia dá uma previsão de verba destinada ao combustível para o próximo mês. Claro que cada funcionário pode ter uma média própria, desde que leve-se em consideração as distâncias e o modo como se dirige: Dicas para economizar combustível da sua equipe.
Ainda, esses kms facilitam o controle para a manutenção da frota. Por segurança da pessoa que o dirige e das demais por onde o carro anda, ter sempre a revisão em dia evita paradas repentinas e até graves acidentes: Quanto tempo dura um pneu de carro de frota?
Como reduzir o uso do combustível, além do relatório de despesa
Em equipes que atendem demandas já programadas e as de última hora, ter um planejamento automático de rotas focada em roteirização auxilia muito no quesito tempo versus economia. Quando um técnico é deslocado para grandes distâncias, o custo do combustível realmente é maior. Quem perde é a empresa em diversos sentidos, não apenas no econômico, pois o cliente também ficará um bom tempo esperando para ser atendido.
A solução é a seguinte: ter um sistema que indique e até trace rotas integradas entre as visitas. E ainda mostre para o gestor que agenda as visitas onde os profissionais estão em tempo real. Com isso, ele consegue indicar essa visita para o técnico mais próximo ao local. Como resultado, menos tempo no trânsito, mais agilidade no atendimento da demanda que resulta em cliente satisfeito e tanque cheio.
O sistema de gestão de equipes externas Field Control automatiza diversas funções e processos. Começando pela ordem de serviço, documento fundamental para a execução do trabalho. Ainda, disponibiliza relatórios fotográficos, checklist, formulários obrigatórios (como você viu no vídeo acima), controle de estoque e outros.
Sua equipe é de alta performance?
Uma equipe é considerada de alta produtividade e performance quando minimiza o índice de erros diários e exalta os pontos fortes de cada técnico. E com todas as ferramentas digitais é possível fazer mais visitas do que você faz hoje, com o mesmo número de profissionais.
Não é apenas o relatório de despesa que vai salvar a sua gestão e o caixa da sua empresa. Mas toda a organização atuando de forma integrada, garantindo facilidade e refletindo na qualidade do serviço prestado ao cliente.
Agende uma demonstração grátis clicando aqui e entenda na prática como o Field Control funciona, dentro da sua realidade. Nosso time de especialistas está à disposição para te auxiliar e mostrar na prática como o uso é simples e intuitivo.
